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3 pasos y 19 consejos para crear un webinar de impacto
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3 pasos y 19 consejos para crear un webinar de impacto

administrador, 17 abril, 2015

¿Sabes que los webinars son probablemente una de las maneras más eficaces de llegar a tus seguidores ofreciendo tu expertise en directo para conseguir tus objetivos de conversión?

Sí, mucha gente todavía no se lo cree o no lo ha conseguido, pero son muy rentables. Y te voy a contar por qué y qué puedes hacer para sacar partido a tus webinars.

El potencial que tiene un webinar bien hecho es incomparable: no sólo conectas con tu comunidad de una manera más directa y cercana -y no importa lo grande que sea esa comunidad-, sino que además puedes demostrar tu bagaje profesional en múltiples aspectos.

 

Webinar con Webinarjam e1429216851607 3 pasos y 19 consejos para crear un webinar de impacto

 

Si además tienes un objetivo claro de conversión al realizar un webinar, entonces se convierte en una herramienta necesaria dentro de tu comunicación online.

En nuestro caso te puedo asegurar que los webinars han sido herramientas imprescindibles para los lanzamientos de productos, y gracias a ellos hemos facturado decenas de miles de euros desde que empezamos a realizarlos. Han sido y siguen siendo herramientas fundamentales cuando lanzamos algún curso en Socialancer.

Este post es bastante largo y viene cargado de ideas, consejos y experiencia personal en este campo que no hemos compartido antes con nadie, así que te recomiendo que te sientes tranquilamente porque creo que te dará muchas claves para poner en marcha un buen webinar. icon wink 3 pasos y 19 consejos para crear un webinar de impacto

¿Dónde está realmente el beneficio de los webinars?

Hacer un webinar no es complicado: creas una sesión con Google Hangouts, invitas a tus seguidores y te pones a hablar.

Pero eso es lo fácil, lo que puede hacer todo el mundo y además gratis. Sin embargo, si quieres que tu webinar funcione, debes dar un paso más allá que la mayoría.

Desde mi punto de vista existen 3 claves cuando uno se plantea hacer un webinar:

  • La parte técnica: qué herramienta utilizar que no suponga un coste demasiado elevado y me resuelva los problemas de comunicación.
  • La comunicación: cómo lo comunico para que llegue a la mayor audiencia posible.
  • El directo: no vale con “contar cualquier cosa”. La gente espera llevarse conocimiento de tu webinar, y un conocimiento aplicable. Además es un momento de mucha tensión, por lo que al final te voy a dar una pequeña guía con 19 consejos de lo que hemos aprendido nosotros durante este tiempo.

Por nuestra experiencia -y llevamos ya unos cuantos a las espaldas-, el “truco” de los webinars está en combinar correctamente estos tres elementos. No es fácil, pero tampoco imposible.

A continuación te voy a explicar punto por punto las 3 claves y lo que deberías tener en cuenta en cada caso.

# 1. ¿Qué herramienta para webinars utilizo?

El escoger la herramienta adecuada es una de las mayores preocupaciones que se te plantean cuando vas a lanzar un webinar, por varias razones:

  1. Vas a estar en directo con decenas, cientos o miles de personas y tiene que funcionar todo a la perfección (aunque eso no lo vas a poder asegurar 100% con ninguna).
  2. Las herramientas, si quieres hacerlo bien, tienen un coste, y no puede ser mayor la inversión que el retorno que obtengas.
  3. Debes poder integrar lo que haces en la herramienta con tu estrategia de marketing.

Existen bastantes herramientas para hacer webinars en el mercado (la más conocida es GoToWebinar), pero la que nosotros empleamos desde hace bastante tiempo y que nos ha dado unos resultados excelentes es WebinarJam Studio. En su momento ya te hablé de WebinarJam y sus funcionalidades. Pues bien, hace sólo unos días han renovado la plataforma y han dado un salto impresionante hacia una gestión -más- eficiente de webinars.

WebinarJam Studio 3 pasos y 19 consejos para crear un webinar de impacto

Aparte de tratarse de una herramienta que se integra con Google Hangouts y que te ofrece toda la suite de aplicaciones de marketing que necesitas para realizar webinars, es, comparativamente, la más económica con diferencia. Tiene un coste de 297 $ al año, y aunque al principio te pueda parecer una inversión elevada, si utilizas los webinars como un elemento estratégico de tu negocio verás que el coste es casi simbólico (te lo explico más abajo porque creo que es una reflexión que deberías hacerte).

Aunque en el post que te cito más arriba encontrarás las funcionalidades de WebinarJam explicadas, voy a contarte algunos de los cambios que ha introducido WebinarJam Studio y que creo que te ayudarán para gestionar y promocionar un webinar. (Y te lo voy a contar desde la experiencia porque justo hace dos días realizamos un webinar con un pequeño grupo de alumnos y pudimos comprobar las mejoras con respecto a la versión anterior.)

a. Nuevo Centro de Control exclusivo

Si llevas a cabo un webinar con un objetivo de conversión, no te recomiendo que lo hagas tú solo. Durante la sesión tienes que:

  • Atender el chat.
  • Gestionar accesos.
  • Colgar posibles ofertas.
  • Realizar encuestas.
  • Guardarte las preguntas de los participantes.
  • Publicar y responder en tus canales sociales.
  • ¡…y que no falle nada!

¿Entiendes mejor ahora por qué decía que el directo generaba tensión? icon wink 3 pasos y 19 consejos para crear un webinar de impacto Si te tienes que centrar en el contenido, otra persona debería moderar por ti, y esto es muy importante que lo tengas en cuenta.

Para facilitar toda esta gestión, WebinarJam Studio dispone de un Centro de Control que se abre en otra pestaña distinta de aquella donde tiene lugar el webinar. Es la primera herramienta que veo que lo hace de este modo, y lo que más me ha gustado es que, para quienes estén detrás de la escena, es como un centro de gestión ideal desde el que manejarlo todo. Una especie de panel de Hootsuite para webinars, vamos. icon wink 3 pasos y 19 consejos para crear un webinar de impacto (Por supuesto en la misma pantalla de la sesión también sigues teniendo una columna con todas las posibilidades de gestión.)

He creado un webinar de prueba para mostrarte el Centro de Control en esta imagen:

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Esto es todo lo que puedes gestionar:

  • Chat. Normalmente la gente que participa en los webinars suele preguntarlo todo a través del chat. Desde la primera columna puedes responder a todas las interacciones.
  • Preguntas y respuestas. Cuando detectes una pregunta en el chat, puedes marcarla como “Q&A” y se te colocará automáticamente en la columna central. Nostros hasta ahora lo que hacíamos era trabajar con un documento de Google Drive y copiar las preguntas para preguntárselas al ponente al final de la sesión. Ahora es mucho más cómodo porque lo podremos tener todo recogido en un único lugar.

Chat WebinarJam Studio 3 pasos y 19 consejos para crear un webinar de impacto

  • Participantes activos y sus nombres. Si te fijas en la tercera columna (“Attendees”), ahí aparecen los nombres de cada uno de los participantes. Tienes la opción de convertirlos en presentadores, enviarles un mensaje o bloquearlos.

Participantes WebinarJam 3 pasos y 19 consejos para crear un webinar de impacto

  • Invitación de participantes. Lo pongo aparte porque esta es una característica que antes se resolvía de una forma más complicada (había que invitar a la gente al webinar desde Google Hangouts), pero ahora permitir que alguien participe con su webcam o micro es facilísimo: únicamente tienes que darle a la mano verde y a esa persona se le solicitará que acceda con su cuenta de Google. Esto es muy útil cuando quieres que alguien cuente su caso sin necesidad de estar presente durante toda la sesión; o si quieres abrir un debate con algunos participantes.
  • Encuestas. Puedes crear encuestas al instante durante la sesión o tenerlas ya preparadas.
  • Ofertas. Lo mismo puedes hacer con las ofertas, e incluso ponerles un contador que limite la oferta durante la propia sesión.
  • Vídeos. Si quieres -y es una funcionalidad interesantísima que tampoco he visto en otras herramientas- ahora puedes reproducir un vídeo durante el webinar en alta calidad (por ejemplo, una entrevista a alguien que no está presente, para enriquecer la sesión, o una demo de producto). En el momento en el que le das al Play se cierran los micrófonos del ponente y el vídeo se ve en alta calidad. Si intentas hacer lo mismo en una sesión normal, compartiendo pantalla, por experiencia te digo que se verá y se oirá muy mal, y el asistente se llevará una mala impresión.

Vídeo WebinarJam e1429196461157 3 pasos y 19 consejos para crear un webinar de impacto

  • Estadísticas de participantes activos. Un gráfico como el que te muestran en el apartado interno de analíticas pero ahora en tiempo real.
  • Ventas. Si vendes un producto, puedes ver cuántos se venden durante la sesión y quién lo ha comprado.
  • Feedback Flow. Esta característica me encanta. Puedes destacar un comentario de un asistente para que lo vea todo el mundo en pantalla. Quedaría como en esta imagen:

Feedback Flow e1429196782794 3 pasos y 19 consejos para crear un webinar de impacto

  • Replica Replays. Esta funcionalidad -que todavía no hemos probado- te permite repetir el webinar grabado con la misma sensación que si lo estuvieras viendo en directo: comentarios del chat sincronizados y todo lo que sucedió durante la sesión.
  • Descargar el historial del chat. A veces te puede interesar guardarte lo que la gente ha preguntado o el feedback que ha dado durante la sesión y en qué orden, pero no es fácil recogerlo todo siempre. Antes había que copiar y pegar, pero ahora tienes la opción de descargarte el historial del chat desde el propio panel de gestión, incluso cuando el webinar ha finalizado.
  • Organización del panel de control. Puedes ordenar las columnas a tu gusto arrastrándolas de un lado a otro.
  • Analíticas. En tu cuenta de WebinarJam Studio puedes ver las estadísticas mejoradas con respecto a la versión anterior. Esta es una imagen del panel:

WebinarJam Studio Analytics e1429253040834 3 pasos y 19 consejos para crear un webinar de impacto

Te he explicado todas estas funcionalidades para que veas cómo WebinarJam Studio resuelve las necesidades que tenemos quienes nos dedicamos a marketing online. Esa es la gran diferencia con Hangouts o con herramientas gratuitas.

Un webinar lo hace cualquiera con Hangouts, pero un webinar con objetivos de conversión requiere de herramientas más sofisticadas de atención a la comunidad, gestión de comunicaciones, feedback y posibilidades de venta.

b. Por qué el coste no es un problema

Esta es una reflexión personal pero quiero compartirla contigo para que veas cómo, a veces, pagar por una herramienta te ofrece más oportunidades que si lo buscas todo gratis.

Repercute en los webinars

Como te decía, gracias a los webinars nosotros facturamos bastantes miles de euros en 2014. Concretamente hemos realizado 5 webinars multitudinarios (cada uno entre 500 y 1.000 registrados). Si repercutimos el coste de WebinarJam (297$) entre los 5 webinars, podemos decir que cada webinar nos ha costado 59,40$, que es casi la mitad de lo que habríamos pagado en GoToWebinar por contratar un único mes y con un límite de 100 asistentes. El ROI de esa inversión te aseguro que es muy, muy positivo. Y cuantos más haces al año, más rentabilizas, por supuesto. icon wink 3 pasos y 19 consejos para crear un webinar de impacto

Repercute en servicios a clientes

Y esto sólo si miramos los webinars. Gracias al éxito de las sesiones que hemos realizado en directo desde Socialancer, ha habido clientes que nos han pedido que les gestionemos webinars para su marca. Al disponer de WebinarJam, hemos podido utilizar nuestra propia herramienta sin cobrarles más que por nuestro servicio, lo cual es un valor añadido de cara a presupuestar un servicio.

Con lo cual, en realidad, el precio que hemos pagado por la herramienta ha quedado diluido entre sesiones y servicios, todas ellas con retorno económico. Con GoToWebinar o con WebEx (hemos utilizado ambas en otras situaciones) el coste anual habría sido muy superior, con asistentes limitados y con un impacto mucho mayor en los beneficios.

c. Por qué me gusta tanto WebinarJam Studio

Cuatro son las razones que destacaría como cliente:

  • Escucha a los usuarios. Algo que me gusta de WebinarJam Studio -y de las herramientas que entienden a sus clientes- es que evoluciona rápidamente a partir del feedback que recibe de sus usuarios, es decir, no es una herramienta estática, sino que tiene un equipo dinámico y, además, una atención al cliente rápida y eficaz (por email y a través de un grupo privado de Facebook). Te digo esto de WebinarJam Studio pero lo mismo te podría decir de SEMrush, AgoraPulse, GetResponse, MailRelay y otras con las que tratamos y que seguimos de cerca.
  • Tienes 30 días de prueba. Si no te interesa, te devuelven el dinero sin problemas (lo hemos sabido por alguno de nuestros seguidores).
  • Bonus adicionales por lanzamiento. Con el lanzamiento de la nueva versión, ahora ofrecen 4 bonus con los que probar gratis durante un tiempo otras de las herramientas tienen. Puedes acceder a todos ellos desde aquí.
  • Descuento por un tiempo limitado. Hace bastante tiempo que la tienen la herramienta con un 40% de descuento, pero en breve la subirán a 397$ anuales, y si el producto sigue evolucionando y siguen teniendo éxito puede que el precio suba y te tires de los pelos (como les pasó a muchos usuarios con GoToWebinar hace años, que pasó de 77$ mensuales a más de 499$ mensuales para 1.000 usuarios). icon wink 3 pasos y 19 consejos para crear un webinar de impacto

# 2. Cómo comunico mi webinar

Para comunicar un webinar no basta con hacer mucho ruido en las redes sociales. Quienes van a asistir a tu webinar en directo deben saber que, si se apuntan, van a recibir algo importante a cambio de su tiempo. Debes esforzarte por hacerles entender que recibirán valor, y eso normalmente funciona mejor en buenas comunicaciones por email.

Y vuelvo a la importancia de la herramienta en el caso de los webinars. Si utilizas una buena herramienta para webinars -cualquiera de ellas-, por lo general te ofrecerá la posibilidad de recoger listas de email de los asistentes. Esas listas son fundamentales no sólo para realizar un seguimiento del webinar, sino también para relacionarte con quienes se registran.

Nosotros, por ejemplo, las listas de email de los asistentes del webinar las integramos directamente desde WebinarJam con AWeber o con GetResponse, de forma que cuando alguien se registra en el webinar lo dirigimos directamente a una lista de asistentes.

Integración WebinarJam e1429209376800 3 pasos y 19 consejos para crear un webinar de impacto

Aunque las herramientas para webinars te ofrecen la posibilidad de enviar emails, en tu propio espacio puedes mantener una comunicación más fluida con los asistentes, especialmente si durante el webinar vas a realizar una oferta. Esto te permite trabajar la comunicación:

  • Antes del webinar. Anticipando cualquier cuestión sobre la que vas a hablar durante la sesión.
  • Después del webinar. Recordando a los asistentes la oferta que les hiciste en el webinar.

WebinarJam Notifications e1429209554720 3 pasos y 19 consejos para crear un webinar de impacto

WebinarJam Studio te permite, además, enviar emails desde la propia plataforma a los siguientes públicos:

  • Los que asistieron.
  • Los que no asistieron.
  • Los que asistieron y compraron tu oferta.
  • Los que asistieron pero no compraron tu oferta.

Notificaciones WebinarJam e1429209680551 3 pasos y 19 consejos para crear un webinar de impacto

Fíjate qué segmentación tan interesante desde un punto de vista de comunicación, pues puedes crear un mensaje diferente para cada uno de los públicos en función de su participación en el webinar, y no molestar, por ejemplo, a los que ya han comprado.

# 3. ¿Cómo actúo en directo? 19 consejos

Este apartado lo he incluido para explicarte algunos consejos que te puedan ayudar basados en lo que nos ha sucedido a nosotros y en cómo hemos aprendido a resolver situaciones complicadas.

Trabaja con un moderador

Te comentaba antes que en un directo es imprescindible que tengas a un moderador contigo. Nosotros generalmente somos dos moderadores y un ponente, pero también es cierto que en los webinars públicos que hemos hecho hasta el momento se han registrado entre 500 y 1.000 personas, y gestionar las peticiones de todos los asistentes con calidad es mucho más sencillo si cada uno tiene una tarea asignada.

Dependes de la tecnología

El momento del directo es probablemente lo que más tensión produce. En primer lugar, que todo funcione bien. Debes ser consciente de que dependes de la tecnología, y siempre puede suceder que un ordenador se bloquee, que tarde en cargar actualizaciones más de lo que es habitual (antes del webinar los minutos se hacen muy cortos), que se vaya la luz en el lugar en el que estás, que caiga la conexión a Internet o cosas que no te imaginas porque no conoces la herramienta lo suficientemente bien.

Aquí no importa la herramienta que hayas contratado. Nos han sucedido problemas con herramientas caras y con herramientas baratas. Por ejemplo, una vez se nos cayó una vez una sesión con WebEx (la más cara que hemos contratado) debido a que un ponente no había actualizado el Java en su navegador. Cuando descubrimos la razón ya era demasiado tarde. Pero también se le cayó no hace mucho una sesión a un colega con GoToWebinar y tuvo que repetirla otro día, o a nosotros con WebinarJam porque Google había actualizado Hangouts justo el día anterior y no había avisado a los desarrolladores que se basan en su herramienta.

Con esto te quiero decir que aquí, más que de lo que pagues por una herramienta, dependes de factores externos, distintos en cada caso, sobre los que difícilmente tendrás control.

También es cierto que generalmente la gente lo entiende y no es lo habitual, ni mucho menos, pero por eso conviene tener preparados “planes de contingencia”, por lo menos para comunicarte con los asistentes durante los 5 primeros minutos de la sesión.

Guía y planes de contingencia. 19 consejos

Algunas cosas que tenemos en cuenta antes del webinar y que te pueden servir como guía y planes de contingencia:

  1. Limpia la caché del navegador que vayas a utilizar.
  2. Asegúrate de que tienes las últimas actualizaciones en tu navegador.
  3. Fíjate en que tu ordenador se haya actualizado antes de la sesión para que no te pille por sorpresa unos minutos antes de empezar.
  4. Cierra todos los programas de transferencia de datos (tipo DropBox, OneDrive, etc.).
  5. Comprueba micrófono, altavoces y cámara.
  6. Utiliza auriculares para que no retumbe la voz de los ponentes debido a los altavoces.
  7. Pon a otra persona como administradora (preferiblemente que no tenga la misma conexión a Internet que tú).
  8. Deja la conexión wifi del móvil abierta, por si cayera Internet por algún motivo.
  9. Si quedas con un ponente, que sea entre 15 y 30 minutos antes, para asegurarte de que a él le funciona todo correctamente. Puedes entrar en la sala y nadie verá que estás hablando hasta que no estés “en el aire”.
  10. Quita los teléfonos fijos del lugar del webinar
  11. Pon el móvil en silencio.
  12. Pídele al ponente su número de móvil por si necesitas contactarlo por whatsapp.
  13. Dile a un compañero que te ayude a gestionar el webinar (según la cantidad de asistentes previstos).
  14. Prepara las encuestas u ofertas antes de la sesión y déjalas preparadas.
  15. Deja 15 minutos para turno de preguntas al final del webinar.
  16. Prepara algunas preguntas para el ponente por si nadie se anima a hacérselas durante o al final de la sesión.
  17. Responde a todo el mundo. Si asiste mucha gente, es probable que haya usuarios que respondan a otros, pero agradece o haz seguimiento.
  18. Crea un hashtag del evento en Twitter.
  19. Ten preparada una herramienta como Hootsuite o TweetDeck para hacer seguimiento de lo que se dice sobre el evento en redes sociales.

Conclusión

Como puedes ver, son muchas las cuestiones que debes tener en cuenta a la hora de presentar un buen webinar. Debes decidir cómo gestionarlo, qué alcance esperas, a qué nicho te diriges y cómo lo comunicas, y durante la sesión tener en cuenta aspectos tan importantes como el control que puedas tener sobre el directo y la atención a los usuarios.

No es fácil hacerlo bien, pero estoy seguro de que si sigues estas pautas vas a tener muchas más posibilidades de éxito. Como todo en esta vida, es cuestión de práctica, y este créeme que es un buen principio.

¿Qué te ha parecido esta guía? ¿Realizas webinars habitualmente y echas algo de menos? ¿Estás pensando en empezar a hacer webinars? Déjame tus comentarios más abajo y te doy feedback con gusto.

Fuente: Socialancer.com
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Fuente: LANZA IDEAS
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